2016年商务英语之商务函的写作指南

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2016年商务英语之商务函的写作指南

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2016年商务英语之商务函的写作指南

　　信函和传真的格局

　　收到一封信，收信人起首注重到的是信的格局。雅观整齐的手札格局会给收信人留下深入的印象。

　　规范的贸易手札由以下三个局部构成：

　　·信头

　　·信文

　　·信尾

　　信头

　　在信和传真中，信头所占页面普通不跨越三分之一。

　　发信人地点

　　普通来讲，贸易手札的上海龙凤419都利用印有公司昂首的信笺，昂首上表明公司称号、地点、德律风和传真号码。传真也一样，信笺上印有昂首，并接纳牢固的信头格局。

　　传真发信人的地点位于传真纸页首牢固的信头格局内。

　　发信日期

　　日期的誊写有以下两种情势：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]

　　日期不能缩写，序数词不能利用缩写情势，月份也不能缩写。

　　收信人地点

　　收信人地点包含收信的全名和职衔，和公司的全称和地点。规矩性的称号要利用适当。

　　传真中收信人地点普通打在信头格局响应的空格内。

　　指定收信人姓名

　　在贸易手札和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不经常利用。收信人地点的首行已写明收信人姓名，因此不必然须要特地指定收信人姓名这一栏。

　　若是要利用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左侧空缺处写起，在收信人地点上面空两行。

　　称呼

　　贸易函件和传真经常利用以下体例开首：

　　·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表现写信人晓得收信人的姓名和性别);

　　·Dear Sir或Dear Madam(表现写给一名有详细职衔的人，如Sales Manager,

　　Chief Accountant等，并且写信人晓得对方的性别);

　　·Dear Sir or Madam(表现写给一名有详细职衔而写信人又不知其性别的人);

　　·Dear Sirs (表现写给一家公司，不明白的收信人)。

　　称号中的第一个单词和其余一切名词的第一个字母均须大写。

　　事由

　　写明事由能够使收信人对函件或传真的内容一目明了。

　　信文

　　全齐头式(full-blocked)手札，每一个段落都从左侧空缺处起头写起，右侧空缺处必须尽可能对齐，不能把单词断开。

　　在齐头式手札或传真中，信文也是从左侧空缺处起头写起，在事由上面空一行。

　　信尾

　　传真的信尾普通都很冗长(凡是只要开首敬辞和署名)，而手札的信尾内容则绝对较长。

　　开首敬辞

　　普通来讲，手札和传真开首敬辞都利用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称号为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时开首用“Yours sincerely”。称号为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时开首则用“Yours faithfully”。

　　信末署名

　　写信人既可代表自己署名，也可代表公司署名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　缩写 (Abbreviation)：

　　缩写在商务英语写作中有它怪异的意思。

　　(1)商务英语中经常利用的几种缩写情势：

　　① 置于人名前后，表现身份、职衔、学位等

　　② 表现贸易企业称号

　　③ 表现时候

　　④ 表现构造称号，普通由首字母构成

　　⑤分解方位词