商务英语信函的特色

　　指点语：商务英语是以顺应职场糊口的说话请求为目标，内容触及到商务勾当的各个方面。商务英语课程不只是简略地对学生的英文程度、能力的进步，它更多地是向学生教授一种东方的企业办理理念、任务心思，乃至是若何和本国人打交道，若何和他们协作、任务的体例体例，和他们的糊口习气等，从某种程度上说是包罗在文明概念里的。因而可知商务英语在咱们的任务中很是主要。明天就由YJBYS的小编带大家领会一下商务英语信函的特色吧!

　　商务英语和法则英语一样, 凡是被以为是充溢着手艺性术语和诘屈聱牙语句的典范白话。不能否定, 很长时辰以来, 商务文书给人的印象确切如斯。可是跟着时期的成长, 这类环境已获得极大的改变, 商务寒暄用语渐趋简要易懂。利用精练浅显的说话已成为古代商务英语的凸起特色。咱们能够或许或许比拟一下上面的两句商务信函中的用语:

　　1. We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of USD××× for which we thankyou.

　　2. We inform you that we have received your L/C forUSD×××. 能够或许或许看出, 这两句抒发的意思完整不异, 可是第一句利用了 beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 和包罗定语从句 for which we thank you等抒发极为庞杂的用语, 而第二句用语精练明快, 可是它所包罗的信息量较第一句而言不涓滴的削减。古代商务英语恰是倡导利用简略词语( plain words) , 而不用庞杂的语句 ( complicated words) , 出格是那些繁复老套的用语, 即咱们所说的陈词谰言( cliché)。古代商务英语的这一明显特色, 实在与这些年来在英美等国呈现的英语简化趋向, 出格是在美国轰轰烈烈奉行的简略纯真英语勾当( Plain English Movement)有间接的接洽。这一勾当请求根除贸易左券上的繁文缛节, 简化法则用语, 从而起到便利公家, 减 少因繁复用语而引发不用要争端的感化。1978 年 3 月 24 日, 那时的美国总统卡特更是签订了第 12044 号行政号令, 请求联邦当局各部实在保障颁发的每项法则必须以简略易懂的英语撰写, 以便须遵照有关法则办事的人都能看懂。这一法则理所固然遭到浅显老百姓的接待, 而简略纯真英语勾当在这一法则的鞭策之下也获得了更加兴旺的展开[1]。

　　一、 甚么是“ 简略纯真英语”

　　所谓简略纯真英语( Plain English) , 美国学者考特兰?博维(Courtland Bovèe)和约翰?席尔( John Thill)以为简略纯真英语是用简略纯真的笔墨和规划写成的语句, 读者都能看懂, 很靠近于咱们的白话。可见, “ 简略纯真英语” 是指书面抒发中利用清晰准确的英语简要简要而有效地通报信息。“ 简略纯真英语” 并不老练, 也并非过分简略化的英语。“ 简略纯真英语” 正视信息的通报。它并不聚积词采, 并且不会不用要地利用行话、 术语等难明的抒发。换句话说,“ 简略纯真英语”完全丢弃了繁文赘语和让人莫衷一是的抒发。用“ 简略纯真英语” 誊写的文件是为了让人们读懂, 是以所用的词语都是读者能够或许或许懂得的。只需读者能够或许或许懂得, “ 简略纯真英语” 用到手艺性较强的专业术语也并非不可。比方,一篇医学学报上的论文面向的是医学专家, 利用专业术语是能够或许或许的, 由于这些读者能够或许或许懂得。只需抒发得当, 这篇论文的说话依然可被称为“ 简略纯真英语”。固然, 若是这篇文章是呈此刻面向公家的浅显杂志上, 那末再包罗良多专业术语就很能够或许呈现浅显读者没法懂得的状态。这个时辰, 只要利用浅显大众能够或许或许懂得的字眼那它才是“ 简略纯真英语”。咱们该当看到很是庞杂的概念也是能够或许或许用“ 简略纯真英语” 加以诠释的。良多法则文书, 比方条约和法则, 用“ 简略纯真英语” 改写后依然能做到抒发切确无误。

　　二、“ 简略纯真英语” 所遵守的准绳

　　“ 简略纯真英语” 最主要的准绳便是读者为先。即为读者着想, 斟酌读者的须要。要“ 简略纯真” , 就得好好斟酌以下的题目:读者须要晓得些甚么? 他们对这个题目标懂得程度若何? 如何能力更好地把意思构造起来以便读者更好地懂得? 要想有效通报你的信息, 主要的是要清晰甚么样的人会浏览你写的工具。详细来说, “ 简略纯真英语” 遵守以下的准绳:

　　(一)写作前做好计划 起草文书之前, 起首得大白自身的写作目标。 读者是谁? 他们对所触及的话题是很是领会, 领会一点仍是全无所闻? 他们想晓得些甚么? 找到这些题目标谜底, 做到心中稀有。一旦晓得了读者是谁, 就该当尽能够或许从他们的角度来看题目, 来抒发

　　题目, 而不要从自身或是公司的角度动身。抒发时要间接了当, 就像是在和读者劈面扳谈一样。多用“ we” 和“ you” , 这要比用“ the department/ bank/council” 和“ the client/ customer/ ratepayer” 夷易近人良多。

　　(二)利用读者能懂的词 若是面向浅显读者群, 简略纯真英语中不会利用通俗难明的字眼, 不会利用手艺性强的专业术语, 由于如许读者很有能够或许懂得不了。若是确切有须要让读者领会某个术语, 那是必然会加以诠释的。简略纯真英语中不会呈现“ heretofore” , “ herein” 和“ aforementioned” 等文绉绉的字眼。简略纯真英语多利用大白大白的平常抒发, 它更容易懂得,也更夷易近人。固然, 简略纯真英语并非简略地将难明的单词替代为好懂的字眼, 可是若是你用与人间接扳谈的体例来写作就已是一个很好的初步了。比方, 将 I refer toyour letter of 7 May. 改写为 Thank you for your letter of 7May.这便是 Plain English。再如, prior to and following 换用 before and after, 这也是简略纯真英语的表现。

　　(三)多用短句和冗长的段落简略纯真英语多用短句, 一句话中凡是只包罗一至两个意思, 若是须要诠释一个术语或是论述某个概念, 凡是会另起一句零丁诠释。

　　可是, 简略纯真英语不会纯真为了到达精练的目标而就义笔墨的清晰性。 短句并不用然就能够将意思抒发清晰。 偶然为了讲清晰某个意思你必须得用更多的词语。某些法则讲一句话只能包罗几多字, 咱们不能机器地顺从如斯的法则。咱们主要的指点准绳仍是要将意思抒发清晰。其次, 在简略纯真英语中, 凡是是把思惟用冗长的段落构造起来, 并且每段都有一个中间思惟。如许的文章比长篇大论易懂良多。 (四)多用自动语态, 罕用自动语态 在之前, 人们起草各种文书时老是自动语态用良多。比方: Applications will be processed within two weeks. 在这句话中, 咱们并不清晰举措由谁收回。另外, 读者对“ processed” 一词的寄义也有能够或许不太大白。 此刻跟着简略纯真英语勾当的停止, 一样的一句就会换用自动语态, 从而意思抒发就间接良多:We will reply to your application withintwo weeks. 如许读者就清晰了举措由谁收回, 会获得甚么:两礼拜后获得回答。(五)罕用大写字母大写字母不能滥用并且利用大写字母会使你的笔墨少良多亲热感。曩昔在有些商务文书中老是存在过分利用大写字母的趋向。比方, 在一些当局文件或告诉布告中会有如许的笔墨:When the Department issued its Annual Report,the Minister tabled it in the Federal Parliament. 斟酌到公家的接管程度, 此刻合适潮水的写法是去除那些不用要的大写字母, 像如许:When the department issued its annualreport, the minister tabled it in the federal parliament[3].如许公家更能接管, 由于它不再那末高屋建瓴、 脸孔可爱。

　　(六)语义不能含糊其词写作时要注重不能写出有歧义的句子, 如许会故障读者的懂得, 这也是简略纯真英语主要的一条准绳。伦敦地铁里曾有如许一个通告: Dogs must be carried at all times.给人的感受是每个乘地铁的人都必须牵条狗。但它的本意是说若是搭客带狗的话必须随时牵着不能罢休[4]。固然用词简略, 但整句话使人隐晦, 已不是 Plain English 了。固然, 简略纯真英语并不只仅是遣辞造句的题目。文本的设想一样主要。若是文本的规划很混乱, 字体很小, 或笔墨的色彩不夺目, 那末即便内容很清晰读者仍是有能够或许在懂得时碰着坚苦。以是这些题目在所谓的适用英语写作( practical writing)中都该当细心斟酌。

　　三、 “ 简略纯真英语” 在古代商务英语中的表现

　　简略纯真英语在古代糊口中是无处不在的。良多人都传闻过有效简略纯真英语拟就的保单和当局报告, 但简略纯真英语并不只仅呈此刻官方文书中, 任何构造或机构为了和公家和它们的外部员工相同, 都须要用到简略纯真英语。简略纯真英语的利用跟着简略纯真英语勾当的兴旺展开和当局的倡导, 已渗入进商务寒暄(Business Communication) 的各个方面, 大到法则文契、 保单、 标书、 年报、 当局局部和银行等别的构造的来往信函, 小到各种帐单、 告诉、 航班及大众交通时辰表等, 都呈现了简略纯真英语的身影。简略纯真英语在古代商务英语中有以下表现, 咱们用实例详细加以申明:

　　(一)古代商务英语, 出格是商务信函中, 凡是会略去不用要的冗言赘语。商务营业中讲究

　　的是时辰和效力, 正所谓 Time is money, 是以简略地抒发内容和过度地掌握分寸就很是主要。请看以下例句:We are compelled to ex-press our surprise and disappointment at finding the goodscontained in your last shipment not up to the agreed stan-dards.在此句中, 划线的局部实在都大可不用, 若改写为:We are surprised that your last delivery does not match upwith the standards.则要精练良多。另外, 为了到达精练的目标, 除表现夸大的频频, 商务信函中还会防止利用频频累坠的用语, 试比拟(括号外为简要用语, 括号内为累坠用语) : annually ( for the period of a year) , during 2002( during the year of 2002) , separately( under separate cover) ,for $ 200( for the price of $ 200)。很明显, 括号内的用语与现今英语简略纯真化的趋向和商务英语精壮精练的抒发气概不相顺应。 固然, 以下的抒发出格该当防止利用: adequateenough, grateful thanks, and moreover, combined together,past history, filled to the top, true facts, final completion, usu-al customs 等等。 (二)古代商务英语和传统的商务英语差别, 为了知足时期的须要, 知足古代商务勾当高 效力和低耗损的须要,它已起头接纳类似于白话化的说话。这是古代商务英语中极为值得正视的一点, 它与上文提到的“ 简略纯真英语” 的第二条准绳是相合适的。详细来说, 便是古代商务英语,出格是商务手札来往中, 人们趋向于利用短小精干、 更加人熟习和白话化的用语及抒发体例。颠末笔者的总结, 有以下几点(例子中括号外为此刻经常利用的简要用语, 括号内为以往的用语) :

　　1. 利用短小精干的单词, 防止利用较长而又过于书面化的单词。有人以为不写一些罕有的词便缺乏以抒发写作者的程度, 是以明显能够或许或许用 prefer, consider 或 decide来抒发, 却用 to express a preference for, to give considera-tion to 或 to arrive at a decision 来取代。 这是一种毛病的设法,不应倡导,咱们写的每封信都有它的必然目标,若是咱们的手札和文件要使浏览者看了两三遍今后能力大白, 那末该当说这份文书的品质就有题目。咱们该当斟酌读者的文明程度和经历常识,所用词语应节制在读者的辞汇量规模内, 比方: fire ( conflagration) , penalty( disincen-tive) , alike( homologous) , change(metamorphosis) , through-out ( pervasively) , widespread ( ubiquitous) , quick ( expedi-tious) , first ( foremost) , sweat ( perspiration) , after ( subse-quent) , large ( substantial) , issue ( promulgate) , house ( domi-cile) , use( utilize) , show( disclose)。

　　2. 商务英语中术语的利用是必不可少的, 可是在古代商务英语中, 咱们应不再利用手艺性过强的辞汇和一些曩昔经常利用的外来语, 以到达简要易懂的目标, 比方: dan-ger ( peril) , arrangement ( format) , develop ( generate) , daily( per diem) , passage in and out ( ingress and egress) , well ac-quainted( au fait) , among other things( inter alia) , the presentposition( status quo)[5], in good faith( bona fide)。

　　3.利用简略的趋于白话化的抒发体例, 防止利用庞杂的商务牢固用语:We can deliver (We are in a position todeliver) , If you decide to?( If you come to a decision) , dur-ing( in the course of) , concerning( on the question of) , before( prior to) , if ( in the event of) , according to( as per) , We en-close ( Enclosed please find) , of today ( of even date) , by( per) , Please tell us ( Please be good enough to advise us) ,you ( your good selves) , your letter ( your favor) , separately( under separate cover) , We received your letter (We ac-knowledge receipt of your letter)[6], Thank you for your letter(We acknowledge with thanks for your letter)[6], We write toinform you(We beg to inform you) , a long time( a long peri-od of time) , now ( at the present time) , because ( due to thefact that) , about(with regard to) , even though( in spite of thefact that) , as you requested ( in accordance with your re-quest) , soon( in the near future) , allow/enable ( afford an op-portunity) , please note ( attention is required) , normally/e-qually( other things being equal)。

　　咱们研讨简略纯真英语及其在古代商务英语中的表现,对研讨商务英语自身有间接的实际意思, 并且领会简略纯真英语这类趋向对改变商务英语写作看法 也有很大的增进感化。同时, 简略纯真英语勾当和商务英语的精练性特色合适时期成长的潮水, 表现出了英语与时俱进不时成长的特色, 英国论文研讨这个说话景象对研讨英语的成长也具备主要的意思。

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